De seguro haz visto personas en casa, en el colegio o algún otro lugar, realizando cuadros con presupuestos, sacando promedios de notas o quizás realizando gráficos estadísticos para elecciones . Pues en este bimestre aprenderemos a utilizar la hoja de cálculo Excel.
Mediante esta herramienta podremos realizar cuadros que contengan diversos cálculos para poder agilizar muchas actividades.
Empezaremos reconociendo las partes de la hoja de cálculo.
1. Barra de Inicio Rápido (Nueva característica en Office 2007).
2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
2. Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto.
3. Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar).
4. Agrupación de todas las Barras de Herramientas de Excel.
5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.
6. Columnas de la hoja.
7. Filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Indica la celda activa
10. Asistente para funciones.
11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas.
6. Columnas de la hoja.
7. Filas de la hoja.
8. Celda activa.
9. Indica la celda activa
10. Asistente para funciones.
11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.
12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral.
13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa.
14. Controles para cambiar la vista de la hoja.
15. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa está preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Además informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.
Conceptos previos
En esta parte haremos mención a los rangos de celda y métodos de selección. También recordaremos como ingresar, modificar y eliminar datos.
Formatos en Excel
Ahora recordaremos las herramientas disponibles para dar formato a la información ingresada en la hoja.
Fórmulas y funciones básicas
En esta última parte aprenderemos a realizar fórmulas y funciones básicas.
Herramientas de Microsoft Excel
Las herramientas básicas de Microsoft Word tanto como las de Microsoft Excel son las mismas como son las de copiar, pegar, cortar, tipo de resalte y tamaño de letra, esas están incluidas en la pagina 4 y 5, solo mostrare las nuevas de Excel.
Barra de Funciones: Esta es una de las cosas principales de Excel por ser tan eficiente y donde se muestran todas las formulas, las formulas y funciones las vamos a ver mas adelante.
Autosuma: La autosuma me sirve para sumar 2 o mas celdas, obviamente que contengan números y da el resultado en otra celda
Orden Ascendente: Este botón es para que el texto en una celda en vez de que el texto vaya en orden de izquierda a derecha, vaya de arriba para abajo
Graficas: Este botón es para insertar una grafica en la hoja decálculo, hay muchos tipos de graficas, pero eso lo vamos a ver después.
Copiar Formato: Copia el formato de una celda a la que estaba seleccionada, como dinero, contabilidad, etc.
Estilos: Estos son los estilos, nos sirven para identificar que tipo de moneda, porcentaje o decimales quiere uno. El primero es para moneda, solamente pones un numero y al quitar la selección de la celda aparece el signo de pesos y .00, el siguiente es porcentaje, hace lo mismo solamente que no se pone el signo de pesos sino el de porcientos, y el ultimo es para que aparezcan decimales a lado de el numero
Agregar o disminuir decimales: Estos botones sirven para disminuir o aumentar decimales en un número con muchos decimales
Unir celdas: Este botón es muy útil, es para unir 2 o mas celdas y sirve principalmente para titulares
Excel es un programa que sirve para hacer hojas de cálculo y de eso se puede sacar mucho provecho, porque no solo es para hacer hojas, sino para calcular, convertir, expresas, graficar y muchas cosas más.
Las principales características de Excel son:
- Es una hoja de cálculo
- Puede hacer cálculos muy largos
- Tiene limitaciones increíblemente pequeñas
- Una tabla no es un reto par Excel
- Plantillas y ejemplos muy explícitos
- Relleno y formato de celdas
Una función, es un comando que le das a Excel para que haga una cosa determinada, nosotros solo aprenderemos las 4 primeras cosas.
Pero primero, tienes que aprender los requisitos para una formula.
- Tiene que empezar con el signo de igual, así le darás a entender a la computadora que vas a hacer una formula o función:
Ejemplo: =
- Después del signo de igual, tienes que decirle que es lo que quiere que haga (insertar función) las 4 funciones que vamos a ver son:
- Suma: Suma todas las celdas seleccionadas
- Promedio: Da el promedio de todas las celdas seleccionadas
- Max: Te da el numero mas grande de las celdas seleccionadas
- Min: Te da el numero mas pequeño de las celdas seleccionadas
Ejemplo: =suma
- Ahora, tenemos que abrir paréntesis y ahí especificar donde es que queremos que sume, de el promedio, el mínimo o el máximo numero (en cual celda(s))
Ejemplo: =suma (a1, a2, a3)
| A | |
| 1 | 1 |
| 2 | 2 |
| 3 | 3 |
| 4 | =suma(a1,a2,a3) |
- Finalmente, solamente has clic en cualquier de las otras celdas y el resultado va a aparecer
Ejemplo:
| A | |
| 1 | 1 |
| 2 | 2 |
| 3 | 3 |
| 4 | 6 |
Para métodos más fáciles, en vez de poner a1, a2, a3, a4…, puedes poner a1:a4
Una formula es casi como una función, una función es algo que la computadora ya tiene hecho (algo que esta guardado para que haga algo) y una formula, es como tu función personalizada.
La formula se hace casi igual que la función:
- Empezamos con un signo de igual
- Ahora tú puedes hacer una operación básica o larga con respecto a una celda
Los caracteres que se usan en operaciones básicas son:
+ Para sumar
- Para restar
* Para multiplicar
/ Para dividir
También puedes incluir una función en una formula como:
=a1+3*2*suma (a2:a4)
Las formulas son igual o mas útiles que las funciones porque la computadora no sabe a lo que una empresa, negocio o tu se van a enfrentar
Las formulas pueden “sustituir” a las funciones, por ejemplo:
En vez de =promedio (a1:a3) puedes poner =a1+a2+a3/3, claro que las funciones son mas practicas que las formulas, pero viéndolo desde otro punto de vista, es muy útil
Insertar una fila o una columna puede ser muy útil cuando hiciste mal los cálculos de filas o columnas te faltan o te sobran columnas, pero eso ya no es un obstáculo mas para Microsoft Excel
Es muy sencillo insertar una fila o columna. Digamos que tienes 2 diferentes bases de datos y necesitas mas espacio en el medio, solo sigue estas 2 instrucciones fáciles de seguir:
- Selecciona una celda donde quieres que se inserte abajo tu nueva fila y has clic en el botón derecho y presiona insertar…
- Selecciona insertar toda una fila y listo, te la inserta
Este método también funciona con las columnas, solo has clic en insertar toda una columna.
También puedes eliminar una fila completa o columna, solamente haciendo estos 2 pasos:
- Selecciona una celda donde quieres que se elimine en la misma fila (en la seleccionada) y has clic en el botón derecho y presiona eliminar…
- Selecciona eliminar toda una fila y listo, esta eliminada
Si, también funciona para las columnas, solo has clic en eliminar toda una columna.
Los encabezados, probablemente sean una de las cosas que mas se usan en una base de datos, como el nombre de la empresa, nombre de transición, factura, etc. Esto es una cosa muy fácil de hacer en Excel
Solamente tienes que seleccionar las columnas que quieres juntar, y has clic en el botón de combinar y centrar, así:
Para rellenar una celda, puedes usar la opción de relleno en el menú de herramientas “dibujo”, si no lo tienes, solamente has clic en 
. Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo
. Solamente selecciona el color que quieres que una celda tenga de color y listo
Ejemplo:
Las graficas son otras de las cosas más importantes de Excel, ellas nos pueden representar los resultados de miles de cosas como boletas, recibos, préstamos, etc., en un simple dibujo.
Vamos a ver como insertar una grafica y que nos muestren los datos de celdas actuales.
- Selecciona los datos que quieres representar
- Has clic en el botón
- Has clic en la gráfica que quieras insertar en tu hoja (tipos de gráficas mas adelante)
- Has clic en siguiente
- En el siguiente paso, omítelo (2/4)
- En el paso 3 de 4 puedes incluir un titulo y ponerle etiquetas a los ejes X e Y
- En el ultimo paso solamente tienes que especificar si quieres poner la grafica en la misma hoja o en una nueva
Los tipos de gráficas son:
Columnas y barras: Para comparar valores
Líneas: Mostrar fácilmente muchos números
Circular: El por ciento de un todo
Área: Presenta la tendencia a través de el tiempo
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